sistem pengelolaan distribusi dan monitoring surat menyurat di bri ...

10 downloads 29 Views 284KB Size Report
meliputi proses surat masuk beserta disposisinya, proses surat keluar dan pengarsipan surat. Aplikasi ini di bangun menggunakan framework Code Igniter dan ...

SISTEM PENGELOLAAN DISTRIBUSI DAN MONITORING SURAT MENYURAT DI BRI SYARIAH SURABAYA Permana Faddyahsari Hakim

Abstract—Pada proyek akhir ini akan dibangun suatu perangkat lunak yang berguna untuk meningkatkan kinerja seorang sekretaris dalam melakukan pengelolaan surat yang sebelumnya masih di lakukan dengan cara verifikasi manual. Perangkat lunak ini di bangun untuk memudahkan dalam monitoring surat dan distribusi surat di lingkungan internal BRI Syariah. Rancang bangun ini meliputi proses surat masuk beserta disposisinya, proses surat keluar dan pengarsipan surat. Aplikasi ini di bangun menggunakan framework Code Igniter dan menggunakan MySQL sebagai webserver nya. Index Terms—Code Igniter, MySQL,Monitoring I. PENDAHULUAN Administrasi persuratan terkait dengan 2 hal, yaitu legalitas dan effisiensi. Baik itu dalam bentuk disposisi, nota dinas, surat pemberitahuan antar anak cabang bank, dan lain sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dan pengarsipan dokumen sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Di BRI Syariah administrasi pengarsipan surat masih di lakukan secara manual karena data yang diproses masih berupa dokumen. Ini data beresiko dokumen yang hilang, dan memakan waktu yang lama karena proses birokrasi yang ada di instansi itu sendiri. Karena itu perlu dibangun suatu sistem untuk pengelolaan dan pengarsipan berkas-berkas surat yang berupa aplikasi berbasis web. Sehingga proses administrasi tersebut akan di buat secara paperless-work system. Yaitu segala aktivitas persuratan yang masih dilakukan dengan cara verifikasi manual dapat di gantikan dengan verifikasi elektronik. II. STUDI PUSTAKA Beberapa sumber referensi dari paper ini antara lain : paper berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan Paradigma Pemrograman Berorientasi Objek yang di buat oleh Gusti Agung Ayu Putri, Staf Pengajar Program Studi Teknik Elektro, Universitas Udayana. Dan Buku Petunjuk Pelatihan

Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Persuratan Elektronik Berbasis Intranet dari Pusat data dan Informasi Kementrian Perhubungan. III. METODOLOGI TUGAS AKHIR Aplikasi ini menggunakan studi kasus persuratan di BRI Syariah. Secara umum gambaran sistem adalah : • Surat masuk di catat oleh sekretaris. • Dari sekretaris surat akan di post kan kepada pimpinan cabang. • Pimpinan membuka surat masuk dan langsung memberikan disposisi yang berupa instruksi kepada staff bawahannya. • Staff membuka surat disposisi dari Pimpinan Cabang, lalu jika surat disposisi tersebut sudah di buka dan di baca maka pada status monitoring akan muncul status, “surat sudah di baca”. • Untuk Surat Keluar staff dan pimpinan bisa menginputkan surat keluar, dan no suratnya di generate dari sistem. Setelah di inputkan surat keluar akan tampil di daftar surat keluar akun user tersebut. • Sekretaris bisa melihat semua daftar surat dari semua orang yang mengirim surat.

Gambar 1. Flowchart Proses Surat Masuk

Gambar 4. pada akun Sekretaris Setelah itu surat masuk akan muncul pada akun pimpinan. Pada bagian My Mail “Anda mempunyai 1 surat masuk”.

Gambar 5. Satu pesan pada halaman akun pimpinan

Gambar 2. Flowchart Surat Keluar

Setelah itu pimpinan memberi Disposisi dengan menekan tombol post.

IV. HASIL UJI COBA Aplikasi ini di bagi menjadi Front End dan Back End. Pada Gambar 6. Link Disposisi pada Menu Surat Masuk di halaman Front End, di gunakan untuk halaman pengunjung. akun pimpinan. Dan halaman Back End untuk aplikasi internal BRI Syariah. Pada halaman Back End semua surat masuk di catat pada Berikut ini adalah form untuk mengisi form Disposisi. aplikasi ini. Surat masuk seperti nota dinas, surat pengantar setelah di catat langsunng di tujukan ke pimpinan. Setelah itu surat di disposisikan oleh pimpinan. Surat masuk tersebut langsung di disposisikan ke unit kerja yang di tuju. Dan jika surat tersebut sudah di baca maka pada monitoring akan tercatat status surat tersebut sudah di baca. Halaman Front End di gunakan untuk halaman pengunjung. Pada halaman ini pengunjung dapat mengisi guestbook. Gambar 7. Pimpinan mengisi form disposisi Disposisi yang sudah di create oleh pimpinan maka akan muncul di daftar disposisi akun pimpinan.

Gambar 3. Halaman Front End Pada akun sekretaris, surat yang telah di catat langsung di postkan kepada pimpinan dengan klik post.

Gambar 8. Disposisi yang sudah di create muncul di akun pimpinan menu Disposisi

Laporan di sini berfungsi untuk melaporkan laporan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan Guestbook user.

Gambar 9. Monitoring Surat Masuk Setelah disposisi di kirim kepada staff, instruksi disposisi dari pimpinan tadi akan muncul pada akun staff. Gambar 14. Grafik Surat masuk, Surat Keluar, Disposisi Gambar 10. Pada akun Staff, disposisi telah masuk V. KESIMPULAN Jika instruksi disposisi telah di baca maka pada status Berdasarkan hasil pengujian yang telah di bahas pada bab Monitoring, statusnya menjadi “Sudah di baca”. sebelumnya maka dapat di berikan beberapa kesimpulan sebagai berikut : • Dengan adanya teknologi berbasis web ini dapat mempermudah seluruh elemen di Bank BRI Syariah dalam hal surat menyurat. • Dapat memudahkan tugas sekretaris dalam hal persuratan. Sehingga pekerjaan yang sebelumnya di lakukan secara manual bisa lebih efisien dan terkomputerisasi dengan baik. • Routing surat dan monitoring surat dapat memudahkan sekretaris dalam memanajemen persuratan secara teratur.

Gambar 11. pada Menu Monitoring, Disposisi yang telah di baca oleh Staff statusnya adalah “Sudah di baca”.

1. Gambar 12. Detail Monitoring Disposisi Pada Menu Surat Masuk, Pimpinan Staff dan Pegawai bisa membuat surat keluar. Pada akun Pimpinan dan Pegawai surat keluar yang telah di create akan tampil di menu Surat 2. Keluar. Pimpinan dan Staff hanya bisa melihat surat keluar yang di buat sendiri. Yang bisa melihat keseluruhan surat 3. keluar adalah sekretaris. 4.

VI. REFERENSI Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana menggunakan Paradigma Pemrograman Berbasis Objek, Gusti Agung Ayu Putri. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yanuar E. Restianto Proses Pengembangan Sistem Informasi, Standarisasi PSIM - STIKI – 2007 Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Code Igniter, Lukmanul Hakim.

5. Pembuatan grafik dengan library Highchart, http://www.highcharts.com/. 6. Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Persuratan Elektronik Berbasis Intranet, Pusat Data Dan Informasi Kementrian Perhubungan. http://www.ebooklibs.com/word-documents/view.php? file=http://server-aplikasi.dephub.go.id Gambar 13. Menu Surat Keluar pada akun Sekretaris

Скачать | Chris Parnell | Live Stream Player pro apk free